công chứng trực tuyến là gì và nó hoạt động như thế nào?

Công chứng là một quá trình quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của các tài liệu cần thiết. Công chứng truyền thống, dựa trên giấy tờ đã từng là lựa chọn của các doanh nghiệp trong quá khứ. Tuy nhiên, môi trường làm việc liên tục phát triển ngày nay đòi hỏi một cách tiếp cận nhanh hơn để mang lại trải nghiệm công chứng tốt hơn cho người ký và giảm chi phí cũng như rủi ro gian lận danh tính. Đây là nơi công chứng trực tuyến từ xa (RON) xuất hiện.

Dịch vụ công chứng trực tuyến cho phép doanh nghiệp công chứng tài liệu điện tử thông qua xác minh danh tính an toàn, nhật ký công chứng điện tử toàn diện, công cụ lưu giữ hồ sơ và các tính năng bảo mật khác. Công chứng trực tuyến được mua đúng cách có giá trị pháp lý, giống như công chứng trực tiếp và trên giấy tờ. Tuy nhiên, RON thường hiệu quả và thuận tiện hơn so với dịch vụ công chứng trực tiếp.

Mục lục

Công chứng viên trực tuyến là gì?

Dịch vụ công chứng trực tuyến cho phép người tham gia công chứng tài liệu trực tuyến mà không cần có mặt tại cùng một địa điểm. Trong RON “truyền thống”, một công ty và dịch vụ công chứng sẽ hoàn tất quy trình công chứng thông qua hội nghị âm thanh/video trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Các dịch vụ RON đã trở nên phổ biến trong thời kỳ COVID-19 nhưng vẫn là một lựa chọn quan trọng đối với các công ty và khách hàng ngay cả sau các hạn chế đi lại của Đại dịch. Hơn nữa, các dịch vụ RON đã phát triển để cung cấp dịch vụ công chứng, ký điện tử và xác minh tệp dựa trên chuỗi khối cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Các tài liệu được công chứng thông qua các dịch vụ như vậy dễ dàng tuân thủ các nguyên tắc minh bạch theo quy định với rủi ro bảo mật thấp hơn.

So sánh dịch vụ công chứng trực tuyến với công chứng truyền thống

RON an toàn và hiệu quả hơn, đồng thời cung cấp hồ sơ công chứng toàn diện hơn so với các phương pháp truyền thống.

Công chứng trực tiếp

Công chứng truyền thống yêu cầu các cá nhân phải xuất hiện trực tiếp trước Công chứng viên được ủy quyền hợp pháp. Họ cũng cần phải:

Cung cấp bằng chứng nhận dạng (ví dụ: ID do chính phủ cấp)
Ký hoặc thừa nhận chữ ký của họ trên một tài liệu
Được đặt dưới sự tuyên thệ nếu tài liệu được công chứng yêu cầu tuyên bố tuyên thệ

Công chứng trực tuyến

Dịch vụ công chứng trực tuyến tuân theo một quy trình tương tự như công chứng truyền thống. Tuy nhiên, chúng bổ sung những

lợi ích đáng kể cho môi trường làm việc kỹ thuật số.

Công chứng trực tuyến giữa người với người

Các công chứng viên được ủy quyền thực hiện công chứng trực tuyến tiến hành kinh doanh thông qua một máy quay video, vì vậy cơ sở khách hàng của họ có thể nhận được một tài liệu được công chứng mà không cần đến văn phòng công chứng.

Các công ty và cá nhân có thể ký điện tử vào các phần bắt buộc của tài liệu được công chứng. Sau đó, công chứng viên gắn con dấu công chứng điện tử (hoặc “con dấu công chứng điện tử”) và chứng nhận kỹ thuật số vào tài liệu. Sau khi hoàn thành, khách hàng có thể in tài liệu đã được công chứng hoặc chia sẻ dưới dạng điện tử. Ngoài ra, bạn có thể truy cập bản ghi hội nghị truyền hình của giao dịch để đáp ứng các yêu cầu về quá trình kiểm tra và các quy định về tính minh bạch.

Dịch vụ công chứng trực tuyến dựa trên chuỗi khối

Công chứng chuỗi khối hợp lý hóa quy trình công chứng tài liệu liên quan đến đàm phán kinh doanh, hợp đồng, chứng chỉ, v.v. để bảo vệ nội dung của chúng. Nó cũng cho phép quy trình công việc hoàn toàn không cần giấy tờ và áp dụng mã hóa SSL an toàn cho chứng nhận kỹ thuật số để cung cấp đầy đủ các tiêu đề pháp lý cho các tài liệu được công chứng điện tử.

Ưu điểm của công chứng trực tuyến từ xa và vai trò của công nghệ

RON không chỉ là một phương pháp khác để công chứng tài liệu. Nó mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức và cá nhân. Hãy cùng khám phá những cái chính dưới đây.

thuận tiện cho người tham gia

Với công chứng trực tuyến, người ký có thể lên lịch các phiên trực tuyến để công chứng một tài liệu hoặc sử dụng giải pháp RON để hợp lý hóa việc công chứng cho tất cả các tài liệu quan trọng.

Các tính năng an toàn và bảo mật nâng cao

RON dựa vào các phiên nghe nhìn được bảo vệ hoàn toàn. Tất cả các thông tin cá nhân và tài liệu được giữ bí mật. Nhiều dịch vụ cũng sử dụng tính năng chống giả mạo để chống gian lận trên mạng.

Đối với công chứng dựa trên chuỗi khối, khách hàng có thể công chứng tài liệu thông qua xác minh độc lập, đáng tin cậy. (ví dụ: kiến trúc của chuỗi khối Ethereum đảm bảo rằng việc xác minh luôn khả dụng mà không có khả năng can thiệp hoặc gian lận)

Một quy trình đơn giản hóa

Công chứng truyền thống thường liên quan đến hàng đống giấy tờ do công chứng viên thực hiện cho người ký. Hơn nữa, người ký phải hoàn thành một số thủ tục công chứng và mang tất cả các tài liệu cần thiết đến văn phòng công chứng.

Mặt khác, công chứng từ xa bỏ qua tất cả các thủ tục nêu trên. Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng kết nối với nền tảng RON để công chứng tài liệu từ các địa điểm khác nhau, bất cứ lúc nào, chỉ qua một vài bước. Ngoài ra, các giải pháp tùy chỉnh có giao diện dễ sử dụng để cho phép người dùng nhanh chóng triển khai và khả năng sử dụng cấp cao nhất.

Dễ dàng truy cập cho tất cả các hệ điều hành

Công chứng viên trực tuyến có thể sử dụng nền tảng trang web để cho phép truy cập dễ dàng cho các thiết bị khách khác nhau. Dù là Windows, iOS hay Android, người dùng đều có thể vượt qua quá trình xác minh ID và phân tích thông tin xác thực và công chứng tài liệu trực tuyến, bất kể hệ điều hành đã chọn của họ.

Có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Thông qua RON, người dùng không cần phải sắp xếp nhiều cuộc hẹn với một công chứng viên trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng cá nhân, đồng thời giảm chi phí cho các công ty và tổ chức lớn phụ thuộc vào công chứng dựa trên chuỗi khối, vì họ có thể công chứng tài liệu từ nhiều người dùng và nền tảng cùng một lúc.

Công chứng trực tuyến từ xa hoạt động như thế nào?

Thông thường, RON bao gồm ba bước. Hãy cùng khám phá chúng dưới đây.

Người gửi phải kết nối với nền tảng và tải lên thỏa thuận tùy chỉnh hoặc sử dụng mẫu cho các thỏa thuận được công chứng thường xuyên. Sau đó, họ phải thêm người ký và công chứng viên vào thỏa thuận. Cuối cùng, họ có thể kéo và thả các trường vào thỏa thuận để đảm bảo thông tin chính xác về người ký và công chứng viên tại thời điểm ký chính xác.

1. Gửi thỏa thuận

2. Xác minh danh tính của người ký

Mỗi người ký sẽ nhận được một email chứa liên kết được cá nhân hóa – điều này được thực hiện để đảm bảo rằng chỉ những bên được xác định mới có quyền truy cập vào phiên công chứng trực tiếp. Mỗi người tham gia phải vượt qua cuộc kiểm tra kỹ thuật nhanh để kích hoạt hội nghị truyền hình được tiến hành đúng cách. (đảm bảo truy cập máy ảnh và micro và kết nối internet ổn định)

Sau khi kiểm tra, mỗi người tham gia sẽ được nhắc xác minh danh tính của họ thông qua các công cụ chứng minh danh tính. Thông thường, mỗi người ký sẽ được hướng dẫn chụp ảnh ID do chính phủ cấp để kiểm tra tính xác thực. Họ cũng có thể được yêu cầu trả lời các câu hỏi liên quan đến lý lịch của họ để được xác minh dựa trên cơ sở dữ liệu độc lập của bên thứ ba.

3.Ký và công chứng

Ở bước cuối cùng, những người tham gia và công chứng viên sẽ ký vào thỏa thuận để công chứng trong hội nghị nghe nhìn hai chiều trực tiếp. Quá trình diễn ra trong trình duyệt của người tham gia – không yêu cầu phần bổ trợ hoặc tải xuống.

Trong phiên video, người ký có thể yêu cầu xem lại thỏa thuận với công chứng viên, hỏi và trả lời các câu hỏi, đồng thời xác nhận thỏa thuận đã được điền đầy đủ. Sau đó, công chứng viên sẽ hoàn thành nhật ký điện tử của họ để nắm bắt thông tin giao dịch công chứng cần thiết. Sau đó, họ sẽ chứng kiến những người ký thỏa thuận điện tử trong thời gian thực. Cuối cùng, công chứng viên xác nhận tính hợp lệ của tài liệu và đóng dấu công chứng của họ để hoàn tất phiên họp.

Khung pháp lý và quy định cho công chứng trực tuyến từ xa

Dịch vụ công chứng trực tuyến từ xa là hợp pháp tại Hoa Kỳ, Canada, Vương quốc Anh, Úc và một số thành viên của Liên minh Châu Âu.

Việc áp dụng công chứng trực tuyến từ xa được giám sát và quản lý bởi pháp luật cho phép công chứng viên thực hiện các hành vi công chứng từ xa thông qua công nghệ nghe nhìn.

Tuân thủ các quy định và pháp luật

Dưới đây là danh sách các luật chính đã đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng RON ở Hoa Kỳ:

Chữ ký điện tử trong thương mại toàn cầu và quốc gia (ESIGN)

Công nhận chữ ký điện tử có tính ràng buộc về mặt pháp lý và cung cấp khuôn khổ pháp lý cho hồ sơ điện tử được sử dụng trong thương mại; nó cũng xác định rằng chữ ký điện tử tương đương với chữ ký truyền thống.

Luật thống nhất sửa đổi về hành vi công chứng (RULONA)

Cung cấp hướng dẫn cho các công chứng viên thực hiện công chứng từ xa và cho phép các tiểu bang khác nhau áp dụng luật RON.

Đạo luật giao dịch điện tử thống nhất (UETA)

Đặt ra các quy định và hướng dẫn về chữ ký và giao dịch điện tử. (bao gồm cả RON)

Bảo mật và Kích hoạt Thương mại Sử dụng Đạo luật Thông báo Từ xa và Điện tử (SECURE)

Nhằm mục đích thiết lập một bộ luật liên bang về các tiêu chuẩn liên quan đến các hoạt động công chứng giữa các tiểu bang.

Đảm bảo tính tuân thủ của văn bản công chứng

Ai đó có thể lo lắng rằng các tài liệu được công chứng từ xa sẽ gây ra vấn đề tuân thủ cho công ty của họ. Tuy nhiên, nếu bạn công chứng các tài liệu quan trọng thông qua một nền tảng được chính phủ và luật pháp phê duyệt, các tệp của bạn phải tuân thủ tất cả các luật và hướng dẫn về công chứng tại Hoa Kỳ.

Công chứng có được coi là một apostille?

Cả hai điều khoản đều đề cập đến giá trị pháp lý của một tài liệu đã ký. Tuy nhiên, họ tập trung vào các khía cạnh khác nhau của hiệu lực tài liệu. Sự khác biệt chính giữa hai là như sau:

Công chứng đảm bảo rằng một tài liệu được công chứng sẽ trải qua một phiên công chứng phù hợp theo hướng dẫn của nhà nước để được chấp nhận là ràng buộc về mặt pháp lý.
Mặt khác, apostille đảm bảo rằng các tài liệu được ký và công chứng ở Hoa Kỳ sẽ có giá trị (và được chấp nhận) ở bất kỳ quốc gia nào tham gia Công ước La Hay năm 1961.

Làm thế nào để tìm dịch vụ công chứng trực tuyến tốt nhất?

Các tài liệu công chứng thường đại diện cho các mốc quan trọng đối với các cá nhân và công ty. Ví dụ: bạn có thể công chứng các tài liệu nghiên cứu của công ty quyền sở hữu để đáp ứng thỏa thuận giữa bạn và người cho vay thế chấp khi mua nhà. Các cá nhân cũng cần phải công chứng các tài liệu khi kết hôn, nhận con nuôi hoặc chuẩn bị di chúc. Đối với các công ty, họ có thể cần phải công chứng các tài liệu liên quan đến các dự án hoặc giao dịch quan trọng để đáp ứng việc tuân thủ và đảm bảo tính minh bạch.

Đây là lý do tại sao việc lựa chọn các dịch vụ công chứng trực tuyến hiệu quả và đáng tin cậy nhất là rất quan trọng để bạn có thể dễ dàng lên lịch hẹn, kết nối với trang web của nền tảng và công chứng tài liệu nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất có thể. Dưới đây, chúng ta sẽ khám phá những tính năng quan trọng nhất của dịch vụ công chứng trực tuyến mạnh mẽ.

Cần tìm gì ở một nhà cung cấp dịch vụ công chứng trực tuyến

Khi chọn nền tảng RON cho doanh nghiệp của bạn, bắt buộc phải xem xét một số yếu tố để đảm bảo dịch vụ an toàn, hiệu quả và đáng tin cậy.

Bảo mật

Nền tảng này phải sử dụng các tính năng bảo mật và mã hóa cấp độ quân sự để bảo vệ dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Sự tuân thủ

Nền tảng này phải tuân thủ các luật và quy định liên quan của tiểu bang và liên bang. (ESIGN, UETA)

Thiết kế thân thiện

Nền tảng phải dễ sử dụng, với giao diện người dùng được đơn giản hóa và hướng dẫn từng bước để hợp lý hóa quy trình công chứng.

Độ tin cậy

Nền tảng này phải có hồ sơ theo dõi đáng tin cậy và luôn sẵn sàng 24/7. Công ty của bạn nên xem xét thời gian phản hồi, tính khả dụng và các tính năng hỗ trợ khách hàng của nền tảng.

Tích hợp toàn diện

Công ty của bạn sẽ có thể tích hợp dịch vụ của nền tảng với các hệ thống và công cụ khác mà bạn sử dụng. (hệ thống quản lý tài liệu, công cụ chữ ký điện tử)

Giá cả

Nền tảng phải cung cấp một cấu trúc giá cạnh tranh đáp ứng kế hoạch ngân sách của bạn.

Danh tiếng

Nền tảng phải có danh tiếng xuất sắc về các dịch vụ RON hàng đầu, an toàn và đáng tin cậy.

Khả năng tương thích của thiết bị và hệ điều hành

Công ty của bạn có thể sẽ được hưởng lợi từ một nền tảng hỗ trợ khả năng tương thích di động cho các thiết bị và hệ điều hành khác nhau để đảm bảo trải nghiệm liền mạch.

Acronis Cyber Protect Home Office – Giải pháp công chứng trực tuyến

Acronis Cyber Notary Cloud là một phần của nền tảng Acronis Cyber Cloud mạnh mẽ, được MSP sử dụng để cung cấp các dịch vụ sao lưu toàn diện, đồng bộ hóa và chia sẻ tệp, khôi phục thảm họa, công chứng và chữ ký điện tử cho khách hàng.

Acronis Cyber Notary Cloud tận dụng kiến trúc chuỗi khối Ethereum phân tán để cho phép công ty của bạn công chứng tài liệu bất cứ lúc nào mà không có nguy cơ gian lận hoặc can thiệp trái phép của bên. Với nó, công ty của bạn có thể công chứng và ký điện tử các tệp thuộc bất kỳ loại và định dạng nào – tài liệu, hình ảnh, video, nhạc, v.v.

Với Acronis Cyber Notary Cloud, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình làm việc của tài liệu – từ việc tạo và gửi cho nhiều người dùng đến việc ký trực tuyến đơn giản và nhanh chóng thông qua chữ ký điện tử có thể nhúng. Điều này bổ sung thêm con dấu phê duyệt cho các tài liệu công chứng đồng thời giảm chi phí, tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu tuân thủ.

Hơn nữa, Acronis Cyber Notary API cho phép tích hợp hiệu quả với bất kỳ ứng dụng nào sử dụng phụ trợ dịch vụ Acronis Cyber Notary Cloud. Giải pháp đã sẵn sàng để sử dụng thông qua giao diện web thuận tiện cung cấp khả năng sử dụng hàng đầu cho người dùng cuối. Hãy dùng thử ngay hôm nay để trải nghiệm tương lai của công chứng trực tuyến từ xa!

Post Tags :

DATA PROTECTION