Làm thế nào để tạo chữ ký điện tử trong một thế giới không sử dụng giấy – Cách làm từng bước

Chữ ký điện tử là một hình ảnh kỹ thuật số của chữ ký viết tay của cá nhân. Nó được sử dụng để ký điện tử các tài liệu nhằm xác nhận danh tính, sự đồng ý và sự đồng ý với các điều khoản của tài liệu. Được công nhận pháp lý ở nhiều quốc gia, bạn có thể tạo chữ ký điện tử bằng phần mềm chuyên dụng hoặc thông qua một nền tảng trực tuyến.

Chữ ký điện tử được rộng rãi sử dụng trong môi trường kinh doanh hiện đại nhờ tính tiện lợi, an ninh và lợi ích về môi trường. Khả năng ký và gửi tài liệu điện tử mà không cần chữ ký mực vật lý đã trở thành yếu tố cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn cạnh tranh trong một thế giới xoay quanh văn hóa làm việc từ xa.

Tại sao chữ ký điện tử là điều cần thiết

Chữ ký điện tử đóng vai trò quan trọng đối với cá nhân và tổ chức doanh nghiệp vì các lý do sau đây.

Tăng hiệu suất

Chữ ký điện tử loại bỏ nhu cầu giấy tờ vật lý trong quá trình ký tài liệu, cho phép ký ngay lập tức và quá trình nhanh chóng hơn. Với chữ ký điện tử, tài liệu có thể được ký và trả lại điện tử, ngay cả khi người ký ở các địa điểm khác nhau.

Giảm sử dụng giấy

Trong bối cảnh ngày càng tăng vọt về việc loại bỏ lãng phí, bền vững và văn hóa kinh doanh thân thiện với môi trường, việc giới hạn việc sử dụng giấy trở nên quan trọng. Hơn nữa, tài liệu giấy có thể bị mất, hủy hoại hoặc hư hỏng, gây ra khó khăn trong hoạt động của các tổ chức. Tất cả những mối quan ngại này có thể được giải quyết thông qua việc áp dụng chữ ký điện tử.

Tăng cường bảo mật

Chữ ký điện tử, nhờ tính chất được mã hóa và việc sử dụng biện pháp xác thực, an toàn hơn so với các biến thể truyền thống của chúng (có thể bị làm giả bằng mực). Ví dụ, một số nền tảng yêu cầu người ký cung cấp thông tin bổ sung, chẳng hạn như chứng minh nhân dân hoặc một mã duy nhất được gửi đến điện thoại của họ, để xác nhận danh tính của họ.

Nâng cao tính truy cập

Chữ ký điện tử có thể được gắn kết từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Điều này giúp người ký không có mặt vật lý hoặc có khó khăn về di động có thể ký tài liệu cần thiết. Công nghệ chữ ký điện tử cũng tương đối đơn giản và dễ sử dụng, không có độ cong học cao để ký tài liệu.

Tiết kiệm Chi phí

Chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động và tăng năng suất vì có thể hoạt động từ xa. Chúng cũng loại bỏ các chi phí vận chuyển, in ấn và lưu trữ.

Các loại chữ ký điện tử 

Có nhiều loại chữ ký điện tử, mỗi loại có mức độ bảo mật riêng và các trường hợp sử dụng điển hình. Các loại phổ biến nhất được trình bày trong phần này.

Chữ ký điện tử đơn giản

Chữ ký điện tử đơn giản hoặc cơ bản là tương đương trực tiếp của chữ ký viết tay. Nó có thể là bất cứ điều gì từ việc gõ tên hoặc hình ảnh quét của chữ ký vật lý đến một ô đánh dấu. Người ký thậm chí có thể sử dụng bút viết hoặc ngón tay trên thiết bị cảm ứng màn hình để tạo ra hình ảnh chữ ký của họ.

Mặc dù chúng rất dễ sử dụng, chữ ký điện tử đơn giản thiếu các tính năng bảo mật được cung cấp bởi các lựa chọn tiên tiến hơn. Vì vậy, chúng thích hợp nhất cho các tài liệu có mức độ rủi ro thấp, không nhạy cảm, chẳng hạn như ký duyệt các bản ghi nội bộ, chấp nhận các điều khoản và điều kiện trang web hoặc xác nhận mua hàng trực tuyến.

Chữ ký điện tử tiên tiến

Chữ ký điện tử tiên tiến cung cấp các lớp bảo mật bổ sung bằng cách thực hiện giao thức xác thực và xác minh. Những chữ ký điện tử này dựa trên công nghệ hạ tầng khóa công khai (PKI), bao gồm chứng chỉ kỹ thuật số được cấp cho cá nhân hoặc tổ chức và một thành phần sinh trắc học để chứng minh danh tính của người ký.

Với loại chữ ký điện tử này, mọi người có thể ký tài liệu với các định danh kỹ thuật số duy nhất bao gồm chữ ký kỹ thuật số và dấu niêm phong an toàn. Chữ ký điện tử tiên tiến sẽ đáp ứng hầu hết các yêu cầu quy định tại các quốc gia khác nhau và do đó được coi là có tính ràng buộc pháp lý. Thường được sử dụng cho mục đích tuân thủ, chẳng hạn như ký hợp đồng hoặc tài liệu tài chính.

Chữ ký điện tử đủ điều kiện

Chữ ký này dựa trên công nghệ PKI và được hỗ trợ bởi chứng chỉ kỹ thuật số từ một cơ quan chứng thực tin cậy. Chữ ký điện tử đủ điều kiện cung cấp mức độ xác minh danh tính và bảo mật cao nhất, yêu cầu chứng chỉ kỹ thuật số tuân thủ các yêu cầu pháp lý cụ thể. Nó vượt trội hơn so với chữ ký điện tử tiên tiến bằng cách xác minh danh tính của người ký và phải được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy đủ điều kiện (QTSP).

Một chữ ký điện tử đủ điều kiện thường được sử dụng trong các giao dịch pháp lý và các giao dịch quan trọng khác, như các thỏa thuận bảo mật hoặc giao dịch tài chính. Nó tuân thủ các yêu cầu quy định nghiêm ngặt trên toàn cầu, bao gồm quy định eIDAS của Liên minh châu Âu.

Lựa chọn loại chữ ký điện tử của bạn sẽ được xác định bởi tính nhạy cảm của tài liệu, yêu cầu tuân thủ quy định pháp lý và mức độ bảo mật cần thiết. Do đó, các tổ chức phải đánh giá cẩn thận nhu cầu chữ ký điện tử của họ và chọn công nghệ phù hợp để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của mình.

Các khung pháp lý về chữ ký điện tử

Có nhiều luật và hiệp định quốc tế đã thiết lập các tiêu chuẩn chung về chữ ký điện tử trên các lĩnh vực pháp lý khác nhau. Việc công nhận pháp lý của chữ ký điện tử đảm bảo giao dịch kinh doanh và nâng cao quan hệ kinh doanh giữa các quốc gia. Dưới đây là một số khung pháp lý hiện có về chữ ký điện tử.

Mô hình Luật Mẫu của Ủy ban Luật Thương mại Quốc tế Liên Hợp Quốc (UNCITRAL) về Thương mại Điện tử

Văn bản này được phát triển nhằm thúc đẩy sự mở rộng của thương mại điện tử và sự đồng nhất của các khung pháp lý liên quan đến giao dịch trên toàn cầu.

Công ước của Liên Hợp Quốc về Việc Sử dụng Truyền Thông Điện tử trong Hợp đồng Quốc tế

Công ước này quy định các quy tắc sử dụng truyền thông điện tử, bao gồm chữ ký điện tử, trong các hợp đồng quốc tế. Nó cố gắng thiết lập việc sử dụng chữ ký điện tử, giảm các rào cản trong thương mại quốc tế và thúc đẩy sự chắc chắn pháp lý trong các giao dịch số.

Nghị định eIDAS của Liên minh châu Âu

Nghị định này thiết lập một khung pháp lý cho việc xác thực danh tính, xác thực và chữ ký điện tử trên toàn Liên minh châu Âu. Trong số các nghĩa vụ khác, nó quy định các yêu cầu về việc sử dụng chữ ký điện tử, cung cấp một khung pháp lý nhất quán cho việc công nhận chúng trong Liên minh châu Âu và tạo ra một môi trường an toàn và tương tác cho việc sử dụng chữ ký điện tử.

Đạo luật Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) của Hoa Kỳ

Đạo luật này hợp pháp hóa chữ ký điện tử và các hợp đồng tại tất cả các tiểu bang Hoa Kỳ và Quận Columbia. Nó cung cấp một khung pháp lý cho chữ ký điện tử và hồ sơ điện tử trong ngữ cảnh thương mại liên bang và quốc tế. Nó cũng công nhận chữ ký điện tử là có hiệu lực pháp lý và có thể được chấp nhận trong tòa án.

Đạo luật Đồng thuận Giao dịch Điện tử Thống nhất (UETA)

UETA đề ra các luật liên quan đến giao dịch điện tử, bao gồm việc sử dụng chữ ký điện tử. Nó cố gắng thiết lập sự tương đương pháp lý giữa các hồ sơ điện tử và các phiên bản trên giấy. UETA công nhận chữ ký điện tử tương đương với chữ ký bằng tay và quy định phạm vi pháp lý của việc sử dụng chú Các khung pháp lý về chữ ký điện tử

Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và Tài liệu Điện tử (PIPEDA)

PIPEDA là một khung pháp lý của Canada về bảo vệ thông tin cá nhân trong ngữ cảnh thương mại điện tử, bao gồm việc sử dụng chữ ký điện tử. Đạo luật này đặt ra các quy định về việc thu thập, sử dụng và tiết lộ thông tin cá nhân trong lĩnh vực thương mại. Nó bao gồm các quy định về chữ ký điện tử và giao dịch, công nhận tính hợp pháp của chúng trong một số trường hợp miễn là chúng đáp ứng các yêu cầu pháp lý cho việc sử dụng chữ ký điện tử theo các quy tắc tốt nhất.

Đạo luật Giao dịch Điện tử của Singapore (ETA)

ETA của Singapore là một luật được codify hướng dẫn việc sử dụng chữ ký điện tử ở Singapore. Nhiều quốc gia và lục địa có ETA riêng của họ. ETA công nhận chữ ký điện tử là hợp pháp và có thể thực thi. Trong khung pháp luật này, chữ ký điện tử được định nghĩa là bất kỳ âm thanh, biểu tượng hoặc quy trình điện tử nào được gắn kết hoặc liên kết với một hồ sơ điện tử và dự định đại diện cho chữ ký của tác giả.

Các quy định của ETA cũng là công nghệ-neutral, có nghĩa là bất kỳ công nghệ nào cũng có thể được sử dụng miễn là đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Một điểm đặc biệt của ETA này là nó cho phép tạo ra “chữ ký điện tử an toàn”, đó là chữ ký số được hỗ trợ bởi một cơ quan chứng thực được công nhận bởi Cơ quan Phát triển Công nghệ thông tin của Singapore (IDA). Chữ ký điện tử an toàn cũng có thể được chấp nhận làm bằng chứng trong các vụ kiện tại tòa án.

Việc tuân thủ các luật chữ ký điện tử hiện hành là rất quan trọng, vì chúng đảm bảo cho tất cả các bên rằng chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý và có thể được thực thi tại tòa án nếu cần thiết.

Các bước để tạo chữ ký điện tử (eSignature)

Tạo chữ ký điện tử là một quá trình đơn giản và dễ dàng nếu thực hiện đúng cách. Dưới đây là sáu bước quan trọng cần tuân thủ.

Chọn một nhà cung cấp chữ ký điện tử

Nghiên cứu để tìm một nhà cung cấp chữ ký điện tử với một nền tảng đáng tin cậy và an toàn phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn.

Tạo tài khoản

Đăng ký một tài khoản với nhà cung cấp chữ ký điện tử bạn đã chọn. Thông thường, họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp tên, địa chỉ email và một mật khẩu.

Xác minh danh tính của bạn

Tùy thuộc vào nhà cung cấp của bạn, bạn có thể cần xác minh danh tính của mình trước khi bạn có thể bắt đầu ký các tài liệu điện tử. Điều này có thể yêu cầu bạn cung cấp một ID được cấp bởi chính phủ hoặc trả lời các câu hỏi bảo mật.

Tải lên hoặc tạo chữ ký của bạn

Bạn có thể gõ chữ ký của mình hoặc sử dụng chuột hoặc touchpad của máy tính để tạo một chữ ký trông giống chữ ký viết tay của bạn. Hoặc đơn giản là tải lên một bức ảnh hoặc scan của chữ ký vật lý của bạn.

Tải lên tài liệu

Sau khi bạn đã tạo chữ ký, bạn có thể bắt đầu ký các tài liệu điện tử. Điều này được thực hiện bằng cách tải tài liệu lên nền tảng của nhà cung cấp chữ ký điện tử. Khi chuẩn bị tài liệu để ký, một số nền tảng cho phép bạn thêm các bên ký khác cần thiết. Bạn sẽ cần nhập tên và địa chỉ email của họ để xác minh và xác thực.

Ký tài liệu

Bạn có thể thêm chữ ký của mình vào tài liệu đã tải lên bằng cách đặt hoặc kéo chữ ký số đã lưu vào ô chữ ký hoặc không gian khác được cung cấp. Sau đó, bạn có thể gửi tài liệu trở lại cho bên gốc, hoặc nếu bạn là người tạo tài liệu, gửi nó cho các bên khác để ký nữa. Nếu bạn làm việc này, họ sẽ nhận được một liên kết đến tài liệu qua email. Một số nhà cung cấp có thể cho phép bạn thêm thông tin bổ sung, chẳng hạn như chữ ký viết tắt hoặc thông tin nhận dạng khác.

Lưu tài liệu

Sau khi tài liệu đã được ký bởi tất cả các bên, nó sẽ được lưu trong tài khoản của bạn để truy cập và tải xuống bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể in ra nếu cần thiết.

Các nguyên tắc tốt nhất về an ninh chữ ký điện tử (eSignature)

Để đạt được mức độ an ninh tối đa cho chữ ký điện tử, bạn nên thực hiện năm nguyên tắc tốt nhất được trình bày dưới đây.

Chọn một nhà cung cấp chữ ký điện tử đáng tin cậy

Quan trọng là nhà cung cấp của bạn có một lịch sử đã được chứng minh về dịch vụ xác thực và mã hóa chính xác. Điều này đảm bảo rằng giải pháp chữ ký điện tử của bạn đáng tin cậy, đáng tin cậy và an toàn.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử:

Uy tín của nhà cung cấp:

Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng và đọc đánh giá từ khách hàng khác về độ tin cậy và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.

Các tính năng của nền tảng:

Nền tảng được chọn phải có đủ tính năng phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp. Ví dụ: chức năng ký hàng loạt, lưu trữ đám mây và quy trình làm việc đa chữ ký là những tính năng cần thiết.

Bảo mật:

Đánh giá kỹ tính năng bảo mật của nền tảng. Kiểm tra tính năng xác thực, mã hóa và kiểm soát truy cập. Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ có các chứng chỉ đảm bảo an ninh dữ liệu, như SOC 2 Type II, HIPAA và PCI DSS.
Tuân thủ yêu cầu và tiêu chuẩn. Đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn tuân thủ, chẳng hạn như Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) và Đạo luật giao dịch điện tử đồng nhất (UETA).

Tích hợp:

Đảm bảo rằng các hệ thống, phần mềm, cơ sở dữ liệu, quy trình làm việc và API hiện có của bạn tích hợp một cách mượt mà với phần mềm chữ ký điện tử.

Hỗ trợ khách hàng:

Trong trường hợp gặp khó khăn, hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phải phản hồi nhanh chóng và đáp ứng. Kiểm tra thời gian phản hồi và giờ hỗ trợ qua điện thoại, email và chat. Xem các hướng dẫn hỗ trợ, hướng dẫn và diễn đàn của nhà cung cấp.

Xác thực danh tính người ký:

Khi sử dụng chữ ký điện tử, đảm bảo người ký tài liệu thực sự là người mà họ tuyên bố là. Giải pháp chữ ký điện tử phải cung cấp xác thực đa yếu tố, bao gồm chứng chỉ số và sinh trắc học, để đảm bảo người ký được xác minh.

Thiết lập và áp dụng chính sách truy cập:

Kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập vào chữ ký điện tử để giới hạn quyền truy cập chỉ cho những người được ủy quyền. Điều này sẽ ngăn ngừa những người không được ủy quyền truy cập vào chữ ký điện tử và nguy cơ sử dụng chúng một cách gian lận hoặc độc hại.

Tạo mật khẩu mạnh:

Ký hoặc truy cập tài liệu qua nền tảng chữ ký điện tử yêu cầu mật khẩu. Nên có một chính sách mật khẩu mạnh, yêu cầu mật khẩu có độ dài và độ phức tạp đủ.

Sử dụng mã hóa:

Mã hóa là biện pháp an ninh cần thiết khi áp dụng chữ ký điện tử, vì nó chuyển đổi dữ liệu thành một dạng không đọc được chỉ có thể được truy cập và giải mã bởi những người được ủy quyền.

Các câu hỏi thường gặp về chữ ký điện tử (eSignature)

Loại tài liệu nào có thể được ký điện tử?

Bất kỳ tài liệu nào có thể được ký bằng tay theo quy định pháp lý cũng có thể được ký điện tử, miễn là tài liệu đáp ứng các tiêu chí pháp lý nhất định. Chữ ký điện tử được sử dụng cho hợp đồng mua bán và hợp đồng lao động, biểu mẫu đăng ký lợi ích, hợp đồng thuê nhà và các tài liệu liên quan đến lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, cũng như các tài liệu bất động sản như hợp đồng mua bán, biểu mẫu tiết lộ thông tin và hợp đồng thuê. Chúng cũng có thể được sử dụng cho các tài liệu tài chính bao gồm đơn xin vay, hợp đồng đầu tư và chính sách bảo hiểm. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số tài liệu có thể phải tuân theo các luật hoặc quy định cụ thể, phụ thuộc vào ngành và quyền lực pháp lý.

Chữ ký điện tử khác với chữ ký số như thế nào?

Các thuật ngữ “chữ ký điện tử” và “chữ ký số” thường được sử dụng thay thế nhau, nhưng thực tế chúng là hai loại quy trình khác nhau để xác minh và bảo mật tài liệu điện tử.

Trong khi chữ ký điện tử sử dụng các biểu tượng, âm thanh hoặc quy trình điện tử, chữ ký số sử dụng một loại chứng chỉ số kỹ thuật số cụ thể, được cấp bởi một bên thứ ba đáng tin cậy. Chữ ký số được coi là an toàn hơn chữ ký điện tử vì chứng chỉ số liên quan đảm bảo tài liệu không bị thay đổi và xác minh danh tính của người ký. Chữ ký số được sử dụng cho các tài liệu cực kỳ nhạy cảm mà chữ ký điện tử không thể xử lý được do thiếu khung pháp lý.

Ở một số quốc gia, chữ ký điện tử có thể không đáp ứng các yêu cầu pháp lý cho một số loại tài liệu, chẳng hạn như di chúc hoặc giao dịch bất động sản. Chữ ký số tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp lý quốc tế như eIDAS có thể được sử dụng cho các giao dịch đó, trong khi chữ ký điện tử thường được sử dụng cho các tài liệu hàng ngày như hợp đồng lao động và thỏa thuận giữa cá nhân.

Chữ ký điện tử có thể bị chỉnh sửa không?

Chữ ký điện tử là an toàn, nhưng giống như bất kỳ thông tin điện tử nào khác, luôn có nguy cơ bị thay đổi hoặc gian lận. Tuy nhiên, có thể áp dụng các biện pháp ngăn chặn sự can thiệp, bao gồm các quy tắc tChữ ký điện tử là an toàn, tuy nhiên, giống như bất kỳ thông tin điện tử nào khác, luôn tồn tại nguy cơ bị thay đổi hoặc gian lận. Tuy nhiên, có thể áp dụng các biện pháp ngăn chặn sự can thiệp, bao gồm các biện pháp tốt nhất đã được thảo luận trước đây.

Hầu hết các nhà cung cấp chữ ký điện tử tạo ra một bản ghi chi tiết về tất cả các sự kiện ký tên, bao gồm người ký, thời gian ký và những thay đổi đã được thực hiện. Nhờ đó, những không nhất quán có thể được xác định nhanh chóng và các trường hợp can thiệp hoặc gian lận có thể được theo dõi và giải quyết.

Làm thế nào để đảm bảo rằng một chữ ký điện tử hợp lệ và có giá trị pháp lý?

Để đảm bảo rằng một chữ ký điện tử hợp lệ và có giá trị pháp lý, quan trọng phải thực hiện các bước sau:

i. Đảm bảo rằng bạn chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy cung cấp các giải pháp chữ ký điện tử dễ sử dụng được hỗ trợ bởi các tiêu chuẩn bảo mật, quản trị và kỹ thuật đáng tin cậy.

ii. Đảm bảo rằng giải pháp chữ ký điện tử của bạn tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan trong phạm vi quyền lực pháp lý của bạn.

iii. Đảm bảo rằng bạn cung cấp sự đồng ý rõ ràng hoặc thu thập sự đồng ý tương tự từ người ký khác trước khi ký tài liệu. Điều này có thể được thực hiện bằng cách bao gồm một câu lệnh rõ ràng trong tài liệu yêu cầu sự đồng ý của người ký để sử dụng chữ ký điện tử.

iv. Đảm bảo rằng danh tính người ký được xác minh thông qua quá trình xác thực.

v. Đảm bảo rằng nhà cung cấp chữ ký điện tử của bạn cung cấp một lịch sử không thể thay đổi ghi lại tất cả các hoạt động được thực hiện trên tài liệu, bao gồm thời điểm ký tài liệu, ai đã ký và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên tài liệu.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý như chữ ký bằng tay không?

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký bằng tay ở hầu hết các quốc gia. Điều này là do những quốc gia này đã ban hành các luật và quy định công nhận chữ ký điện tử là phương tiện hợp lệ để ký tài liệu. Các giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ các tiêu chuẩn tốt nhất trong luật pháp của một quốc gia cụ thể được coi là có giá trị pháp lý, và các tài liệu được ký bằng chúng được coi là có thể chấp nhận trong tòa án.

Kết luận

Việc áp dụng chữ ký điện tử đã thay đổi đáng kể cách mà cá nhân và tổ chức doanh nghiệp tiếp cận việc quản lý tài liệu. Tính pháp lý của chữ ký điện tử đã được xác định bởi các luật pháp khác nhau trên toàn cầu. Với chữ ký điện tử, doanh nghiệp có thể tập trung vào các chức năng chính, quản lý quy trình một cách dễ dàng, loại bỏ lỗi của con người và đảm bảo thời gian hoàn thành nhanh hơn khi ký tài liệu.

Tại Acronis, chúng tôi nỗ lực bảo vệ chữ ký điện tử của bạn bằng một lớp bảo mật bổ sung. Chúng tôi cung cấp các giải pháp cung cấp tính năng bảo mật và riêng tư bổ sung cho các tài liệu được ký bằng chữ ký điện tử và nhà cung cấp chữ ký điện tử. Như vậy, bạn có thể yên tâm rằng các tài liệu quan trọng và nhạy cảm của bạn sẽ được bảo mật mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn hoặc giá trị pháp lý của chúng.