Cách sao lưu Google Workspace

Điều này có nghĩa là công ty của bạn chịu trách nhiệm sao lưu dữ liệu Google Workspace trong các trạng thái khác như đang di chuyển và đang sử dụng.

Tùy chọn sao lưu Google Workspace

Google Workspace bao gồm các tính năng dự phòng và khôi phục tích hợp sẵn, nhưng nó không cung cấp một giải pháp sao lưu toàn diện đối phó với các thảm họa hiện nay. Các tính năng mặc định của Google không phải là một giải pháp sao lưu đầy đủ và chức năng chính của chúng chỉ đảm bảo rằng sẵn sàng dịch vụ không bị gián đoạn. Bảo vệ mặc định được thiết kế chỉ để ngăn ngừa mất dữ liệu khách hàng Google do sự cố hệ thống Google hoặc vấn đề tương tự.

Các tùy chọn sao lưu tự nhiên của Google bao gồm Google Vault, Google Takeout và Google Workspace Migrate.

Các khả năng sao lưu tích hợp sẵn của Google Workspace

Hãy xem xét những tính năng bảo vệ dữ liệu tự nhiên tích hợp của Google có thể thực hiện:

• Khôi phục tự nhiên
• Google Vault cho việc lưu trữ eDiscovery

1. Giải thích về Google Vault
2. eDiscovery
3. Giữ các yêu cầu pháp lý
4. Chính sách bảo lưu
5. Theo dõi kiểm tra

Ưu điểm và nhược điểm

Giới hạn dữ liệu được lưu trữ chỉ từ các ứng dụng cụ thể của Google Workspace và các ứng dụng khác như Microsoft Teams và Slack sẽ cần các công cụ bổ sung để giúp bảo vệ và lưu trữ dữ liệu:

• Nguồn dữ liệu giới hạn: Dữ liệu chỉ được lưu trữ từ các ứng dụng cụ thể của Google Workspace và cần các công cụ bổ sung để bảo vệ và lưu trữ dữ liệu từ các ứng dụng khác như Microsoft Teams và Slack.
• Thời gian lưu trữ dữ liệu giới hạn: Thời gian lưu trữ cho dữ liệu có thể bị giới hạn, không đáp ứng được yêu cầu lưu trữ dài hạn.
• Không thể sửa đổi và không thể tùy chỉnh: Dữ liệu không thể được sửa đổi và không thể tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của người dùng.
• Khả năng tìm kiếm giới hạn: Có giới hạn trong khả năng tìm kiếm và khôi phục dữ liệu từ các bản sao lưu.
• Không có giám sát thời gian thực: Thiếu tính năng giám sát dữ liệu sao lưu và không thể nhìn thấy tình trạng sao lưu hoặc các vấn đề ngay lập tức.
• Quản lý người dùng bị hạn chế và báo cáo: Quản lý người dùng và báo cáo bị hạn chế trong tính năng của hệ thống.

Giới hạn của việc sao lưu tích hợp sẵn trong Google Workspace:

Dữ liệu được lưu trữ trong Google Workspace cung cấp mức độ bảo vệ trung bình, chủ yếu hiệu quả chống lại sự cố phần cứng hoặc hệ thống bị sập, nhưng không đủ để bảo vệ chống lại hoạt động độc hại, mất dữ liệu do các ứng dụng của bên thứ ba hoặc lỗi người dùng.

Các giải pháp sao lưu hàng đầu trong ngành hiện nay được thiết kế để bảo vệ tài sản quan trọng trên tất cả ba trạng thái dữ liệu và giảm rủi ro của mã độc tống tiền, lừa đảo, truy cập trái phép và hacker độc hại. Các giải pháp sao lưu của bên thứ ba, như Acronis Cyber Protect, điều này giúp bổ sung cho các khuyết điểm bảo mật trong môi trường Google Workspace và cung cấp bảo vệ và sao lưu dữ liệu nâng cao so với khả năng sao lưu tích hợp sẵn của Google.

Chính sách sao lưu và khôi phục linh hoạt:

Các giải pháp sao lưu toàn diện cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh, cấu hình và điều chỉnh chính sách sao lưu và khôi phục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Trong một sự cố mạng, việc ngăn chặn dữ liệu bị nhiễm mã độc khỏi được khôi phục và bảo vệ dữ liệu không bị ảnh hưởng là rất quan trọng. Các giải pháp sao lưu với công cụ quét phần mềm độc hại tích hợp giúp phát hiện và loại bỏ các mối đe dọa tiềm ẩn và các tàn dư độc hại từ sao lưu của bạn để đảm bảo khôi phục đầy đủ và sạch sẽ. Các tính năng khác cần xem xét bao gồm công nghệ chống mã độc tống tiền, khả năng khôi phục nhanh chóng và báo cáo linh hoạt và giám sát sao lưu giúp đảm bảo an toàn dữ liệu đã sao lưu và tùy chỉnh cảnh báo cho các quản trị viên bảo mật.

Khả năng mở rộng cho sự phát triển của doanh nghiệp:

Khi tổ chức của bạn mở rộng và phát triển, các nhóm của bạn bắt đầu tích lũy, sử dụng và chia sẻ lượng dữ liệu lớn trong Google Workspaces. Quản lý dữ liệu, kiểm soát ai có quyền truy cập vào các tài sản cụ thể và bảo vệ sao lưu có thể là một thách thức lớn. Không chỉ tổ chức của bạn cần tăng cường bảo vệ dữ liệu, mà doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp đúng để không làm gián đoạn hiệu suất hệ thống. Với nhiều bản sao lưu như vậy, bạn muốn đảm bảo rằng giải pháp của bạn cung cấp bảo vệ toàn diện và có khả năng duy trì sao lưu mà không làm giảm hiệu suất.

Bạn muốn tránh những bản sao lưu lỗi thời và cồng kềnh mà thường không được trang bị để đáp ứng các nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại. Những giải pháp cũ này góp phần làm chậm tốc độ sao lưu, không hiệu quả trong việc sử dụng mạng và khôi phục chậm – những yếu tố gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và tăng thời gian ngừng hoạt động.

Bảo vệ cho tất cả các trạng thái dữ liệu:

Một trong những hạn chế lớn nhất của công cụ sao lưu tích hợp sẵn của Google là không thể bảo vệ dữ liệu trong trạng thái di chuyển và sử dụng. Tìm một giải pháp bảo vệ cho tất cả ba trạng thái của dữ liệu sẽ giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn, vì quá trình làm việc với dữ liệu của nhóm của bạn sẽ di chuyển giữa các trạng thái này. Đặc biệt, khi dữ liệu được chuyển, thay đổi và sử dụng trong toàn bộ tổ chức nội bộ và chia sẻ với bên thứ ba, một giải pháp sao lưu với bảo vệ proactively, active và reactive là cách đáng tin cậy và an toàn nhất để bảo vệ thông tin quan trọng trong trường hợp xảy ra thiên tai.

Bảo mật dữ liệu tổ chức thông qua việc mã hóa là một trong những cách phổ biến nhất để bảo vệ dữ liệu trong trạng thái nghỉ, di chuyển và sử dụng. Các công ty có thể áp dụng các giao thức tự động để theo dõi và giám sát dữ liệu khi chuyển đổi giữa các trạng thái. Khi doanh nghiệp của bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về dữ liệu và môi trường sao lưu, bạn sẽ nhận thức rõ hơn về các tài sản dễ bị khai thác nhất và các trạng thái nơi dữ liệu quan trọng sẽ dễ bị tổn thương nhất. Xác định phạm vi của các tài sản có giá trị cao chuyển đổi giữa các trạng thái dữ liệu giúp các chuyên gia an ninh CNTT và lãnh đạo của bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ rủi ro của tổ chức.

Các phương pháp tốt nhất để bảo mật sao lưu dữ liệu Google Workspace trong năm bước:

Bước 1: Hiểu rõ nhu cầu của bạn

Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp sẽ đảm bảo thông tin quan trọng nhất trong Google Workspace được truy cập dễ dàng và an toàn. Các yếu tố cần xem xét khi đánh giá nhu cầu bảo vệ dữ liệu của công ty sẽ phụ thuộc vào kích thước công ty, tuân thủ quy định tuân thủ quy định của ngành công nghiệp, số lượng thành viên trong nhóm sử dụng Google Workspace và chiến lược quản lý nội dung hiện tại của tài sản Google Workspace.

Bước 2: Có một chính sách Google công ty

Tổ chức của bạn nên tuân thủ các chính sách toàn công ty tóm tắt và phác thảo những người, quy trình và công nghệ liên quan đến việc bảo vệ dữ liệu Google Workspace. “Chính sách Google” không phải là một phương pháp phù hợp cho tất cả mọi người, vì nhu cầu của mỗi công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố về thông tin cơ bản.

Bước 3: Triển khai bảo vệ sao lưu toàn diện

Các giải pháp sao lưu bên thứ ba là rất quan trọng để bảo vệ tính liên tục của doanh nghiệp và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động trong trường hợp xảy ra sự cố mạng. Triển khai các giải pháp sao lưu bên thứ ba, như Acronis Cyber Protect, có một số lợi ích quan trọng để bảo mật toàn diện dữ liệu trong Gmail, GDrive, Google Contacts và Google Calendar. Công cụ sao lưu đám mây sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn mở rộng sao lưu mà không làm gián đoạn hiệu suất hệ thống. Hơn nữa, các giải pháp sao lưu bên thứ ba được thiết kế với các tính năng để tăng tốc quá trình khôi phục, bao gồm khôi phục điểm thời gian, lưu trữ dữ liệu lâu dài và giao diện dễ sử dụng giúp đơn giản hóa việc khôi phục dữ liệu bị mất cho các kỹ thuật viên MSP và nhóm an ninh CNTT. Các tính năng cần thiết khác để xem xét bao gồm sao lưu tăng tiến, nén và loại bỏ trùng lặp, và sao lưu đám mây-đám mây. Trong trường hợp tổ chức của bạn gặp sự cố vi phạm dữ liệu, Acronis Cyber Protect cho phép doanh nghiệp của bạn tìm kiếm các mục cụ thể trong Google Workspace trước khi khôi phục và dễ dàng tải xuống các tệp tin hoặc tệp đính kèm quan trọng từ sao lưu.

Bước 4: Theo dõi và kiểm tra định kỳ các nhật ký sao lưu

Khi chọn một giải pháp sao lưu để cải thiện bảo vệ dữ liệu Google Workspace, bạn nên chọn một giải pháp sử dụng mã hóa dữ liệu end-to-end trong quá trình truyền và nghỉ, cung cấp các dấu vết kiểm toán chi tiết và tạo nhật ký sao lưu. Tuân thủ quy định như GDPR và HIPAA yêu cầu tài liệu và hồ sơ chặt chẽ về yêu cầu của chủ thể dữ liệu và nhật ký kiểm toán ghi lại tất cả các hoạt động trong môi trường sao lưu chứa dữ liệu cá nhân. Qua một lịch sử được chứng minh về chính sách, thủ tục và hoạt động của công ty của bạn về sao lưu, bạn có thể chứng minh rằng bạn đã hành động trong tinh thần tốt để bảo vệ dữ liệu quan trọng trên toàn bộ Google Workspace.

Bước 5: Quản lý và xem xét chính sách sao lưu

Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu, thách thức và yêu cầu về bảo vệ dữ liệu của tổ chức của bạn sẽ thay đổi. Bạn sẽ phải xem lại chính sách sao lưu và điều chỉnh theo tần suất sao lưu nên được thực hiện, nơi sao lưu sẽ được lưu trữ, ai có thể truy cập thông tin đã được sao lưu và các quy tắc cơ bản khác. Các giải pháp sao lưu bên thứ ba, như Acronis Cyber Protect, giúp dễ dàng cấu hình và tùy chỉnh chính sách một cách liền mạch.

Những sai lầm phổ biến cần tránh trong việc sao lưu dữ liệu Google Workspace:

1. Đặt quá nhiều niềm tin vào các công cụ sao lưu tích hợp sẵn của Google mà không cung cấp đủ bảo vệ trong cảnh đe dọa hiện tại.

2. Không có khả năng tự động như bảo vệ sao lưu tự động để phát hiện người dùng mới của Google Workspace và tự động bảo vệ dữ liệu mới được thêm vào.

3. Thiếu tính năng xác minh dựa trên blockchain, xác minh tính xác thực của các tệp tin và sao lưu Drive để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về Acronis Cyber Protect Google Workspace Cloud Backup với các tùy chọn sao lưu sẵn sàng sử dụng giải quyết ba sai lầm phổ biến nhất mà hầu hết các doanh nghiệp mắc phải khi sao lưu kho dữ liệu Google Workspace.

Kết luận

Trong môi trường kinh doanh, không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu Google Workspace. Trong một thế giới kỹ thuật số, nơi bảo vệ tài sản quan trọng của công ty có thể quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp, phát triển một chiến lược sao lưu cấu trúc tốt và mạnh mẽ là yếu tố quan trọng để ngăn chặn mất dữ liệu, tạo niềm tin mạnh mẽ với khách hàng, tuân thủ các tiêu chuẩn ngành và củng cố hoạt động kinh doanh của bạn. Không chỉ quan trọng để bảo vệ dữ liệu Google Workspace, mà còn để củng cố công việc chuẩn bị cho tương lai kỹ thuật số giàu dữ liệu của doanh nghiệp của bạn.